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Fonctions du système de messagerie vocale Meridian

Published in

· 7 Nov 2021

La messagerie Meridian est un système de messagerie vocale électronique commode, fiable et facile à utiliser que vous soyez à l'Université comme à l'extérieur. En plus de répondre à vos appels, lorsque vous êtes absent ou déjà en ligne avec un interlocuteur, elle vous permet de créer, modifier et envoyer des messages; de réacheminer des messages ou d'y répondre; de créer des listes de diffusion de messages et bien plus. De plus, le système contient des "messages-guides" pour vous aider en tout temps, à tous les niveaux lorsque vous effectuez une fonction. Voici les principales fonctions de la messagerie vocale que vous utilisez fréquemment:

1. Accès au système de messagerie vocale

En accédant à la Messagerie Meridian, vous entrez dans votre boîte vocale, où vous pouvez écouter les messages laissés et utiliser toutes les fonctions offertes.

De votre poste téléphonique:

Appuyez sur la touche "Numéro d'appel"
Appuyez sur la touche "Message"
Entrez votre numéro de poste suivi du "#" ou uniquement le "#"
Entrez votre mot de passe de 6 chiffres minimum suivi du "#"

D'un autre poste téléphonique:

Composez le numéro d'accès à la Messagerie Meridian.
Si interne à l'Université (6228), si externe (343-6228)
Entrez votre numéro de poste suivi du "#"
Entrez votre mot de passe suivi du "#"

2. Écoute des messages

Votre poste vous indique tout message en attente, soit par un voyant qui s'allume ou clignote, soit par une tonalité spéciale que vous entendez lorsque vous décrochez:

Après avoir accédé au système, écoutez le sommaire de votre boîte vocale.
Écoutez l'enveloppe du premier message.
Pour écouter le contenu du message, faites le "2"
Pour le saut en arrière, faites le "1"
Pour le saut en avant, faites le "3"
Pour un pause, faites le "#", et pour continuer, faites le "2"
Pour passer au message suivant, faites le "6"
Pour revenir au message précédent, faites le "4"
Pour passer à un message précis, faites le "86", puis le numéro du message à écouter suivi du "#"
Pour effacer un message, faites le "76" pendant l'écoute du message ou de son enveloppe
Pour accélérer le débit du message, faites simultanément le "2" et le "3"
Pour ralentir le débit du message, faites simultanément le "2" et le "1"
Pour revoir l'étiquette du message, faites le "72"

3. Sortie de la messagerie vocale (Fonction "83")

À chaque fois que vous terminez une session d'écoute de vos messages, ou encore que vous avez effectué une fonction, vous devez toujours faire le "83" pour sortir de la messagerie vocale. Idéalement, attendez d'entendre "Au revoir" avant de raccrocher votre ligne.

4. Mot de passe (Fonction "84")

Pour une plus grande protection, vous devriez modifier le mot de passe régulièrement. Celui-ci est confidentiel, et même l'administrateur du système ne peut le savoir. Tout au plus, il lui est possible, lorsque vous avez perdu votre mot de passe, d'en insérer un nouveau:

Après avoir accédé à votre boîte vocale, faites le "84"
Notez sur papier le nouveau mot de passe que vous désirez entrer
Entrez votre nouveau mot de passe, puis faites le "#"
Entrez une seconde fois votre nouveau mot de passe, suivi du "#"
Pour valider votre mot de passe, entrez votre ancien mot de passe , suivi du "#"

NOTE: Votre mot de passe peut avoir de 6 à 16 caractères, sauf "#" et "*" Lorsque le système vous annonce que votre mot de passe est périmé, ou qu'il ne sera plus valide à compter de telle date, vous êtes alors dans votre boîte vocale et vous devez à ce moment-là effectuer immédiatement la fonction "84" telle que décrite précédemment.

5. Identification personnalisée (Fonction "89")

Pour l'identification personnalisée, vous enregistrez habituellement votre nom ainsi que toutes les informations pertinentes qui vous identifient. Cet enregistrement constituera l'enveloppe des messages que vous laisserez aux autres utilisateurs de boîtes vocales:

Après avoir accédé à votre boîte vocale, faites le "89"
Faites le "5" pour enregistrer votre identification personnalisée.
Faites le "#" pour mettre fin à l'enregistrement

NOTE: Attendez la tonalité, puis dites votre nom et, au besoin, votre titre de poste et votre numéro de téléphone.

6. Message d'accueil (Fonction "82")

Le message d'accueil sert de réponse à vos interlocuteurs lorsque vous êtes absent de votre bureau, ou encore déjà en ligne avec une autre personne. Deux messages d'accueil peuvent être enregistrés, soit l'un pour les appels externes, et l'autre pour les appels internes:

Après avoir accédé à votre boîte vocale, faites le "82"
Faites le "1" pour le message d'accueil des appels externes, le "2" pour celui des messages internes, ou le "3" pour le message temporaire.
Pour écouter le message actuel, faites le "2"
Pour enregistrer un nouveau message, faites le "5", et à la tonalité, commencez à dicter le message
Faites le "#" pour mettre fin à l'enregistrement
Faites le "2" pour écouter le message que vous venez d'enregistrer
Si le message vous convient, faites le "4" pour quitter la session d'enregistrement
Sinon, faites le "76" pour l'effacer, et recommencez la procédure par le "82"
Si vous n'avez pas mis de date de fin de votre message temporaire, faites le "82", suivi du "3", suivi du "76"

NOTE: Le message externe englobe le message interne si ce dernier n'est pas enregistré. Toutefois le message interne n'englobe pas le message externe si ce dernier n'est pas enregistré. Le message temporaire remplace durant une absence plus ou moins prolongée le message d'accueil standard. Vous devez inclure une date et une heure de fin.

7. Réponse aux messages (Fonctions "71", "72" et "74")

En réponse à un message, vous pouvez envoyer un message à l'expéditeur ainsi qu'à tous les destinataires initiaux, s'ils sont connus de la Messagerie Meridian.

Réponse à l'expéditeur:

Immédiatement après l'écoute d'un message, faites le "71" pour répondre à l'expéditeur
Faites le "5" pour enregistrer votre réponse. À la tonalité, commencez à dicter votre réponse
Pour mettre fin à l'enregistrement, faites le "#"
Pour envoyer le message, faites le "79"

Réponse diffusée:

Pour écouter la liste des boîtes vocales qui recevront votre réponse, faites le "72"
Pour répondre à tous les destinataires du message initial, faites le "74"
Pour enregistrer et envoyer votre réponse, suivez les instructions pour la réponse à l'expéditeur

8. Rappel de l'expéditeur

Après avoir écouté un message, vous pouvez rappeler automatiquement l'expéditeur.

Immédiatement après avoir écouté un message, faites le "9" pour rappeler l'expéditeur
Parlez à l'expéditeur ou laissez-lui un message
Après l'appel, raccrochez

NOTE: Si la durée de l'appel est inférieure à trois minutes, appuyez sur la touche "Numéro d'appel" pour poursuivre l'écoute de vos messages.

9. Réacheminement de messages (Fonction "73")

Vous pouvez réacheminer un message à quelqu'un, aux personnes d'une liste de diffusion ou à un non-usager, en le faisant précéder d'une introduction:

Après avoir écouté un message, faites le "73" pour le réacheminer
Entrez le numéro de la boîte ou de la liste de diffusion visée par le réacheminement, puis faites le "#"
Répétez pour toute boîte ou liste de diffusion
Pour terminer la liste , faites le "#"
Pour enregistrer une introduction, faites le "5". À la tonalité, commencez à dicter votre message. Cessez d'enregistrer en faisant le "#"
Pour envoyer le message, faites le "79"

10. Appel en session

Une fois dans la Messagerie Meridian, vous pouvez faire un appel sans raccrocher:

Faites le "0", suivi du numéro de téléphone à joindre, suivi du "#"

11. Attribution du numéro d'assistance directe (Fonction "80")

Vous pouvez donner aux personnes qui vous appellent le choix de vous laisser un message ou de parler à quelqu'un qui peut les aider. Dans votre message d'accueil, vous pouvez indiquer aux demandeurs qu'ils peuvent faire le "0" après la tonalité s'il s'agit d'une urgence, ou s'ils veulent parler à quelqu'un en votre absence:

Après avoir accédé à la Messagerie Meridian, faites le "80" pour connaître les modalités de la boîte vocale
Faites le "1" pour modifier le numéro d'assistance directe
Entrez le nouveau numéro d'assistance directe, puis faites le "#"

12. Création de messages (Fonction "75")

Vous pouvez créer, modifier et envoyer au moment opportun un message destiné à une ou plusieurs personnes ou listes de diffusion:

Après avoir accédé à votre boîte vocale, faites le "75" pour créer un message
Entrez le premier numéro de boîte vocale ou de liste de diffusion, puis faites le "#"
Continuer d'entrer des numéros de boîte ou de liste, suivis du "#"
Lorsque la liste est terminée, faites le "#"
Faites le "5" pour enregistrer votre message. À la tonalité, commencez à dicter votre message
Pour mettre fin à l'enregistrement, faites le "#"
Pour envoyer le message, faites le "79"

13. Modalités d'envoi (Fonction "70")

Vous pouvez attribuer des modalités d'envoi spéciales à un message que vous venez de créer. Il y a six modalités possibles. Vous attribuez des modalités avant de faire le "79" pour envoyer votre message. Un message peut avoir plus d'une modalité. Il est possible de supprimer et de modifier les modalités attribuées:

Attribution d'une modalité d'envoi:

Après la création d'un message, faites le "70"
Pour une remise urgente, faites le "1"
Pour une remise normale, faites le "2"
Pour une remise économique, faites le "3"
Pour une remise confidentielle, faites le "4"
Pour une demande d'accusé de réception, faites le "5"
Pour une remise différée, faites le "6"
Pour envoyer le message, faites le "79"

NOTES:

Le message ayant la mention "Remise urgente" fait l'objet d'une annonce spéciale lorsque le destinataire accède à sa boîte vocale. Dans le cas d'un réseau de systèmes de Messagerie Meridian, le message est envoyé immédiatement.

Dans le cas d'un réseau de systèmes de Messagerie Meridian, le message ayant la mention "Remise normale" est mis en lot avec d'autres messages, qui sont envoyés à un moment défini par le coordonnateur.

Dans le cas d'un réseau de systèmes de Messagerie Meridian, le message ayant la mention "Remise économique" est envoyé à un emplacement distant à un moment défini par le coordonnateur et permettant de profiter d'un tarif interurbain réduit.

Il est impossible de réacheminer tout message reçu qui porte la mention "Remise confidentielle" . Le destinataire ne peut être un usager des réseaux ouverts.

L'expéditeur d'un message portant la mention "Demande d'accusé de réception" reçoit cet accusé lorsque le destinataire écoute le message. Si celui-ci est un usager des réseaux ouverts, l'accusé indique seulement que le message a été remis dans sa boîte vocale.

Vous pouvez faire en sorte que la remise d'un message soit différée à un jour ou une date de votre choix.

Attribution rapide de modalités:

Vous pouvez attribuer des modalités sans attendre le message-guide. Ainsi, pour une "Remise urgente", faite le "701", ou encore pour une "Remise confidentielle", faites le "704".

Paramètres de la remise différée:

Faites le "70"
Faites le "6"
Entrez le jour, le mois et l'heure, chacun suivi du "#". Pour l'heure, le jour, ou le mois courant, faites seulement le "#"
Pour envoyer le message, faites le "79"

Suppression d'une modalité:

Faites le "70", puis attribuez une autre modalité
Faites le "2" pour une remise normale et non urgente
Faites le "3" pour une remise normale et non économique
Faites le "4" pour supprimer la remise confidentielle
Faites le "5" pour supprimer la demande d'accusé de réception
Faites le "6" pour supprimer la remise différée

14. Vérification et modification des messages

Avant d'envoyer un message que vous avez créé, vous pouvez vérifier son contenu et, au besoin, le modifier:

Pour écouter l'enregistrement, faites le "2"
Pour faire un saut arrière de cinq secondes, faites le "1"
Pour faire un saut avant de cinq secondes, faites le "3"
Pour faire une pause, faites le "#", et pour continuer, faites le "2"
Pour effacer le message et en enregistrer un autre, faites le "5" au début du message. À la tonalité, commencez à dicter, et pour mettre fin à l'enregistrement, faites le "#"
Pour ajouter quelque chose à un enregistrement, positionnez-vous à la fin du message et faites le "5" À la tonalité, commencez à dicter, et pour mettre fin à l'enregistrement, faites le "#"
Pour réenregistrer une partie d'un message, positionnez-vous à l'endroit désiré et faites le "5". À la tonalité, commencez à dicter, et pour mettre fin à l'enregistrement, faites le "#"
Pour effacer un message en entier, faites le "76"
Pour écouter l'enveloppe d'un message, faites le "72"

15. Listes de diffusion (Fonction "85")

Une liste de diffusion comprend des numéros de boîtes vocales souvent appelées. Entrer un numéro de liste au lieu de plusieurs numéros de boîtes vocales fait gagner du temps:

Création d'une liste de diffusion:

Vous pouvez créer 9 listes de diffusion, ayant chacune 99 entrées
Après avoir accédé à votre boîte vocale, faites le "85"
Entrez un chiffre de 1 à 9 pour identifier la liste, puis faites le "#"
Faites le "5" pour créer la liste.
Entrez les numéros des boîtes vocales, puis faites le "#" après chaque numéro.
Pour effacer la dernière entrée de la liste, faites le "0#"
Lorsque la liste est complète, faites le "#"

Vérification d'une liste de diffusion:

Faites le "85"
Entrez le numéro de la liste, suivi du "#"
Pour écouter le contenu de la liste, faites le "2"

Modification d'une liste de diffusion:

Pour modifier une liste, faites le "85", suivi du code "2", et suivre les directives de la messagerie pour ajouter ou retrancher une boîte vocale de votre liste.